Rapportering av allvarliga missförhållanden 

Visselblåsning är när en medarbetare eller intressent rapporterar oegentligheter eller problem som skadar, eller någon gång i framtiden kan allvarligt skada, företaget och/eller dess intressenters intressen.

I Sverige har vi en lag baserad på EU direktiv som skyddar visselblåsare som rapporterar, Lag: 2021:890 om särskilt skydd för visselblåsare som slår larm om allvarliga missförhållanden.

De oegentligheter eller problem som kan rapporteras via KB18s visselblåsarrutin är:

• Brott mot KB18s uppförandekod
• Fara för människors liv och hälsa
• Brott mot lagar och regelverk
• Försök att dölja något av de ovanstående

Riktlinjer

• Personer som rapporterar oegentligheter och/eller överträdelser får sin identitet skyddad under hela processen och för all framtid efter det
• Alla anmälningar hanteras på ett rättvist och korrekt sätt

Om en medarbetare eller intressent har rimliga skäl att misstänka oegentligheter eller överträdelser inom KB18s affärsverksamhet eller dotterbolag och det inte är möjligt att rapportera situationen till närmaste chef, eller om en rapporten ignoreras, kan bolagets visselblåsrutin användas.

En anmälan kan göras på adressen: whistleblower@ropa.se eller anonymt via webbformulär som finns på denna sida. Bolagets kontaktperson är styrelsens ordförande som kommer att ta emot rapporten. Återkoppling kommer att ske från rapporteringskanalen under förutsättning att vi känner till din e-postadress, först en bekräftelse att vi mottagit rapporteringen inom sju dagar och därefter en återrapportering inom 90 dagar.  

Vad händer sedan?

• Kontaktpersonen meddelar styrelsen och/eller VD att en anmälan har kommit in.
• Kontaktpersonen lämnar underlaget till styrelsen för bedömning om ärendet kräver ytterligare utredning.
• Om styrelsen bedömer att ytterligare utredning krävs ger styrelsen i uppdrag åt VD, eller en extern rådgivare, att utreda och upprätta en rapport som (om det är lämpligt) lämnas till berörd chef för ett utlåtande.  
• Rapporten med chefsutlåtandet vidarebefordras (om det är lämpligt) till företaget. 
• Anmälaren får information om ärendet (som bedöms lämpligt att lämnas ut) i den mån han eller hon begär det. Om anmälaren registrerar en e-postadress så kommer bekräftelse att skickas inom 7 dagar och återrapportering att skickas inom 90 dagar.  
• Bolagets visselblåsarpolicy gäller i hela koncernen och uppdateras en gång per år.

Whistleblower reporting channel

Report irregularities

Whistleblowing is when an employee or stakeholder reports irregularities or problems that are or at some point in the future may cause serious harm to the company and / or its stakeholders’ interests.

In Sweden, we have a law that protects whistleblowers who report: Law 2021:890 on special protection against reprisals for whistleblowers who sound the alarm about possible serious misconduct.

The irregularities or problems that can be reported via the company‘s whistleblowing routine are:

• Violation of the company‘s code of conduct
• Danger to human life and health
• Violations of laws and regulations
• Attempts to cover up any of the above

The company will ensure that:

• People who report irregularities or violations have their identity protected throughout the process and
• All disclosures are handled in a fair and correct manner

Guidelines

If an employee has reasonable grounds to suspect irregularities or violations in the company’s business operations or management and if it is not possible to report the situation to the closest manager or if a report is ignored, the company‘s whistleblowing routine can be used.

Whistleblowing can be done at the address: whistleblower@ropa.se or anonymously via this web site. The company’s contact person receives the report. The company’s contact person is the chairman of the board. You will receive a confirmation that the reporting channel have received your report within 7 days and then the reporting channel will follow-up with a report on actions taken within 90 days, given that you provide your e-mail address. 

What happens next

• Contact person informs the board and/or CEO that a matter has been reported.
• Contact person submits documentation to the board for assessment if further investigation is required.
• If the board deems that further investigation is required, the board instructs the CEO or external advisor to make a further investigation and prepare a report which (if this is not inappropriate) is submitted to the relevant manager for a statement.
• The report with (if this is not inappropriate) the manager’s statement is forwarded to the company
• The whistleblower receives information about the case to the extent that he or she requests it and which is deemed appropriate. If the whistleblower register an email address a confirmation will be sent within 7 days and a report back within 90 days. 
• The company’s whistleblowing policy applies throughout the Group and is updated once a year.